Am Anfang der Zusammenarbeit steht immer ein ausführliches Orientierungsgespräch, in dem wir gemeinsam ermitteln, wie wir Sie unterstützen können. Aus diesen Ergebnissen erstellen wir dann ein Angebot auf Stundenbasis. Abgerechnet werden immer die tatsächlich geleisteten Stunden.
Bei vielen geförderten Projekten können Kosten für eine Beratung im Projektmanagement, im Finanzmanagement, bei den Vergabeverfahen oder bei der Abrechnung mit über das Projekt abgerechnet werden – entweder als Verwaltungs- oder als Beratungskosten. Damit dies problemlos gelingt, ist es hilfreich, uns bereits bei der Antragstellung einzubinden. Natürlich müssen dann bei der Beauftragung selbst die Vorschriften des Vergaberechts beachtet werden.
Nach der Beauftragung begleiten wir Sie kontinuierlich bei den anstehenden Aufgaben:
Vor der Antragstellung: Konkretisierung der Vorhabensbeschreibung und Anpassung an die Vorgaben der Förderrichtlinie, Erstellung eines Kosten- und Finanzplans, unterschriftsreife Vorbereitung der Antragsunterlagen einschließlich aller Anlagen
Nach der Bewilligung: Aufbau der Finanzüberwachung in Zusammenarbeit mit Ihrer Buchhaltung, ggf. Beratung beim Abschluss von Arbeits- und Honorarverträgen, Verabredungen für die laufende Dokumentation des Projekts, Beachtung von Publizitätsvorschriften
Bei Vergabeverfahren: Auswahl des richtigen Vergabeverfahrens, Erstellung oder Prüfung von Leistungsbeschreibungen, Prüfung von Leistungsverzeichnissen, Abwicklung des Verfahrens über ein Vergabeportal, Erstellung der Vergabedokumentation mit allen Anlagen für Ihre Unterlagen und für die Abrechnung mit dem Zuwendungsgeber
Im Liquiditätsmanagement: Abruf von Drittmitteln, Mittelabrufe beim Zuwendungsgeber, Erstellung von Zwischenverwendungsnachweisen
Nach Abschluss des Projekts: Erstellung der Schlussabrechnung, ggf. Ergänzung der Unterlagen zur Projekt- und zur Vergabedokumentation, Einreichung des Schlussverwendungsnachweises
Durch die intensive Nutzung von elektronischen Medien (Daten- und Belegaustausch über Ihren oder unseren Server, Nutzung von Portalen, E-Mails etc.) ist unsere Anwesenheit bei Ihnen nur für Abstimmungsgespräche notwendig.